第21回のテーマは 「最近やった自動化」 について。日々の仕事や生活の中で、自動化をどう判断して、どこまでやるのか、というお話です。
文字起こしアップロード作業がゼロになった
先日紹介した Ankerのサウンドコアワーク を使って、仕事の議事録や日常の記録を撮っています。
ただ、録音を文字起こししてパソコンにアップロードする作業が意外と面倒でした。
- AnkerのiPhoneアプリでずっと作業していた
- Webからもアクセスできることに気づき、試してみたら自動化できそうだった
- 1日最低10本は撮っていたので、 10回分の手作業がゼロに
サウンドコアワークを議事録で使っている人は多いと思うので、同じ不便を感じている方には 商機ありかもしれない と感じました。
このほか、今話しているポッドキャストを文字起こしして DX推進室おかやま のブログ記事化する作業も、手動から自動化に切り替えました。
自動化する/しないの判断基準
会社員時代からルーチン作業は基本的に自動化してきました。判断の流れはこんな感じです。
- 1回目:「これ自動化できそうだな」と感じたかどうか
- 2回目: どう自動化するかを観察・設計しながら作業
- 3回目: 設計した自動化が間違っていないか確認しながら作業
- 4回目: 完全自動化して、実施後の確認を必ず行う
- これを1週間ほど繰り返して、いけるものは完全自動化
ここでポイントなのが、 無理して全部を自動化しない ということ。
- 柔軟性を持たせたい部分が硬直化してしまう
- 人間の確認が必要な部分を飛ばすとハレーションが起き、無駄な作業が発生する
なので、 できるところから自動化 して、運用しながら領域を広げ、可能であれば完全自動化を狙うイメージです。
自動化の本当のメリットは「脳のリソース」
自動化のメリットは2つあると思っています。
- 単純作業を減らし、時間的拘束から解放される
- それに当てていた脳のリソースも削減できる
小さなタスクでも「あれやらないと、これやらないと」が積もると脳みそは疲れますし、多すぎればキャパオーバーになります。だからこそ、シンプルなタスクは完全自動化して、 全てを忘れて1人歩きさせる ことが重要です。
もちろん、障害で動かなくなったり、データの不整合が起きることへの考慮は必要なので、 検知する仕組み もセットで構築します。そこまで作れば、本当に忘れて他の作業にボッと集中できるので効率が上がります。
この 「完全に忘れて気にかけない」 状態が、自分にはすごく合っているなと感じています。
「毎日やってるな」が自動化のサイン
皆さんも日々の中で、
- 「これ毎日やってるな」
- 「これ先週もやったな」
- 「これ毎月やってるな」
と感じることがあれば、ぜひ自動化を検討してみてください。ご相談したい方がいれば、ホームページの問い合わせフォームからご連絡いただけると嬉しいです。
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ではまた、次回の配信でお会いしましょう。